Wielu przedsiębiorców dba o rozwój swoich pracowników i organizuje dla nich różnego rodzaju szkolenia oraz konferencje biznesowe. Przygotowanie odpowiedniej konferencji jest dość dużym wyzwaniem zwłaszcza dla osoby, która zajmuje się tym pierwszy raz. Żeby jednak wydarzenie przebiegło zgodnie z naszymi planami, to musimy zastanowić się nad wieloma kwestiami. Na początek powinniśmy ustalić, ilu uczestników będzie uczestniczyła w szkoleniu, ponieważ pod tym względem będziemy wybierać wielkość sali konferencyjnej.
Ile musimy zapłacić za wynajem sali konferencyjnej?
Zawsze na początku powinniśmy dokładnie określić nasz budżet finansowy, który możemy przeznaczyć na organizację konferencji. Z jednej strony musimy być elastyczni, ale z drugiej powinniśmy ustalić maksymalny limit wydatków. Na konferencji trudno jest zaoszczędzać, ponieważ jest to wydarzenie, które może nam pomóc umocnić naszą markę oraz budować pozytywny wizerunek firmy. Nigdy nie powinniśmy oszczędzać na wynajęcie odpowiedniej sali, a także na zaproszeniu prelegentów, którzy mają przeprowadzać prezentację i szkolenie. Warto również uwzględnić i nieoczekiwane wydatki, gdy decydujemy się na duże konferencje – Lublin jest miastem, gdzie będziemy mogli wynająć sale konferencyjne o różnej wielkości. Bardzo ważne jest również to aby ustalić konkretną datę, w której rozpocznie się konferencja oraz zakończy. Powinniśmy skontaktować się ze wszystkimi uczestnikami i dokładnie upewnić czy będą oni mogli w danym terminie wziąć udział w wydarzeniu konferencyjnym, które organizujemy. Podczas podejmowania decyzji powinniśmy również zajrzeć do kalendarza, ponieważ w tym samym dniu mogą być organizowane inne imprezy branżowe. Wtedy też zaproszeni przez nas goście będą musieli zdecydować czy wybiorą się na naszą konferencję czy też na inne konkurencyjne wydarzenie. Warto dokładnie zastanowić się nad wyborem ostateczna jej lokalizacji. Obiekt konferencyjny, który chcemy wynająć powinien być z dobrym dojazdem zawsze, gdy decydujemy się na jednodniową konferencję biznesową. Natomiast w przypadku kiedy decydujemy się na kilkudniowe wydarzenie i szkolenie pracowników przez kilka dni, to warto wybrać obiekt, który znajduje się w atrakcyjnym miejscu wraz z możliwością wynajęcia noclegu.
Nigdy również nie powinniśmy wybierać miejsca szybko i bez sprawdzenia, nawet jeżeli miejsce konferencyjne znajduje się bardzo daleko od siedziby naszej firmy, to powinniśmy osobiście pojechać i poznać warunki na miejscu. Musimy dokładnie przetestować nie tylko to czy sala konferencyjna pomieści wszystkich uczestników, ale również warto sprawdzić nagłośnienie oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych. Jeżeli konferencja ma trwać kilka dni to musimy również naszym uczestnikom zagwarantować odpowiednie wyżywienie.