Małe firmy rozliczają się z kontrahentami poprzez wystawianie im faktur. Fakturę wystawia się wówczas, kiedy świadczy się usługę lub sprzedaje produkty innej firmie. Wystawianie faktur jest bardzo proste i wystarczy do tego najprostszy program komputerowy. Oprogramowanie do faktur nie jest drogie i kosztuje około od stu do dwustu złotych rocznie. Elektroniczne faktury wysłane mailem są tak samo ważne jak te, które wydrukujemy i podbijemy firmową pieczątką. Prościej jest wystawić fakturę w programie, aniżeli wypisywać ją odręcznie.
Wystawienie faktury w programie to kilka kroków
Każdy program do wystawiania faktur ma właściwie te same funkcje. Podstawową jest oczywiście fakturowanie. Do tego można drukować faktury zbiorczo, wysyłać je mailem do kontrahentów czy wysłać mailem wszystkie faktury do swojej księgowej. Obsługa każdego takiego programu jest bardzo prosta, a wystawienia faktury i wysłanie jej mailem to kilka kroków. Jeśli zakupimy polecane oprogramowanie do faktur to możemy być pewni, że z wystawieniem faktury nie będziemy mieć żadnego problemu. Samo wystawienie faktury zaczyna się od wpisania kontrahenta, dla którego chcemy przygotować dokument. Po dodaniu kontrahenta do wystawianego dokumentu automatycznie zapisze się on w pamięci programu. Następnym krokiem jest wpisanie produktów lub usług, które mają się znaleźć na fakturze. Przy każdej pozycji musimy wpisać ilość sztuk oraz cenę netto za każdą sprzedaną sztukę produktu bądź usługi. Do tego musimy jeszcze wybrać stawkę VAT, jaka obowiązuje dla danego produktu bądź usługi. Kiedy te podstawowe dane o sprzedaży będą już uzupełnione to wystarczy jedynie wypełnić pola dotyczące wystawianego dokumentu oraz zapłaty za fakturę. Trzeba wpisać miejsce wystawienia faktury oraz kolejny numer dokumentu. Trzeba też wypełnić pola związane z terminem i sposobem zapłaty. Jeśli płatność ma być zrealizowana przelewem to należy również podać numer konta, na który taki przelew ma przyjść. I to właściwie tyle, na końcu wszystko potwierdzamy przyciskiem zatwierdzającym wystawienie dokumentu.
Każdy program do fakturowania posiada takie same funkcje. Kiedy uruchamiamy oprogramowanie do faktur po raz pierwszy to możemy zapoznać się z instrukcją obsługi. Samo wystawienie faktury to kilka kroków, które trzeba przejść. Wszystko nie potrwa dłużej niż dwie minuty, a po osiągnięciu wprawy możemy wyrobić się spokojnie w minutę. Fakturę możemy wysłać kontrahentowi mailem, ale możemy ją również wydrukować i dostarczyć do klienta w tradycyjnej formie.