Od pięciu lat pracuje w firmie, która sprzedaje wysokiej jakości sprzęt medyczny. Jest to specjalistyczna aparatura, którą wykorzystuje się do leczenia objawów różnych schorzeń o charakterze neurologicznym. Dyrektor ostatnio poprosił mnie o przygotowanie profesjonalnej konferencji, na której mieli pojawić się najlepsi lekarze z kraju.
Jak technicznie obsłużyć profesjonalną konferencję?
Goście i prelegenci mieli zapewniony nocleg w hotelu mojego dobrego znajomego. Dyrektor uzgodnił z nim atrakcyjną cenę za wszelkie dogodności. Co do samego wydarzenia, wiedziałem, że obsługa techniczna konferencji musi przebiegać perfekcyjnie. Odpowiednio wcześniej zadzwoniłem do firmy, która zajmowała się wypożyczaniem sprzętu nagłaśniającego. Potrzebne były spore kolumny i mikrofony, bo zarezerwowana aula miała pomieścić ponad sto osób. Kolejną, niezmiernie istotną kwestią okazało się zaopatrzenie w sprzęt do prezentacji. Dobra obsługa techniczna konferencji nie mogła opierać się na samodzielnym przewijaniu slajdów przez prelegentów. Miałem od tego pracownika, który miał zajmować się obsługą komputera i projektora. Istotne było przygotowanie oświetlenia i sprawdzenie, jakie będzie odpowiednie do wszystkich, przesłanych prezentacji. Zamówiłem też catering, w skład którego wchodziły kanapki, napoje i zestawy obiadowe. Ustaliłem menu z uwzględnieniem alergii pokarmowych i diety wegańskiej. Prezentowany sprzęt medyczny umieściłem na stolikach wyposażonych w kółka. Chodziło o to, by prezentujący miał przed swoją przemową przygotowany przedmiot, o którym opowiadał. Niezmiernie ważne było, by obsługa techniczna konferencji zawierała sprawdzenie, czy wszystkie urządzenia są sprawne. Nie mogłem pozwolić sobie na awarię zarówno projektora, jak i sprzętu nagłaśniającego. W wypożyczonych mikrofonach sprawdziłem baterię, ustawiłem też projektor w taki sposób, by wyświetlane obrazy nie rozmazywały się. Wszystko musiało być czytelne, dlatego dodatkowo zleciłem druk broszur z tematami i szczegółowym programem konferencji. Chodziło o to, by osoby zajmujące miejsca z tyłu sali mieli świadomość, czego dokładnie dotyczy dana prezentacja.
Konferencja wyszła bardzo dobrze. Sala była wypełniona po brzegi, każdy z prelegentów wygłosił swoje przemówienie. Mój pracownik zajmował się obsługą komputera, a żaden sprzęt nie zawiódł moich oczekiwań. Dyrektor był bardzo zadowolony i stwierdził, że za pół roku będziemy organizować kolejne wydarzenie. Zostałem wybrany ponownie na stanowisko nadzorującego jego przebieg.